Algemene Voorwaarden Notarishuis Hoevelaken
Artikel 1 - Definities
Notaris
Onder notaris wordt verstaan de notaris, zijn waarnemer en zijn kantoorgenoten, die (mede) met de uitvoering van de opdracht zijn belast.
Opdrachtgever
Onder opdrachtgever wordt verstaan de natuurlijke of rechtspersoon die (mede) de opdracht geeft/geven tot dienstverlening, alsmede diens wederpartij(en).
Opdracht
Onder opdracht wordt verstaan de overeenkomst in de zin van artikel 7:400 Burgerlijk Wetboek waarbij de notaris zich jegens de opdrachtgever verplicht tot het verrichten van bepaalde diensten. Alle opdrachten worden met uitsluiting van artikel 7:404 Burgerlijk Wetboek en 7:407 lid 2 Burgerlijk Wetboek aanvaard.
Het staat Notarishuis Hoevelaken vrij om verleende opdrachten onder haar verantwoordelijkheid door de door haar aan te wijzen personeelsleden te laten uitvoeren en met inschakeling van derden. Notarishuis Hoevelaken zal bij het inschakelen van derden, waar mogelijk, tevoren overleggen met de opdrachtgever ten behoeve van wie de derde wordt ingeschakeld. Notarishuis Hoevelaken is niet aansprakelijk voor tekortkomingen van welke aard dan ook van deze derden en is gerechtigd zonder voorafgaand overleg en mede namens de opdrachtgever een eventuele aansprakelijkheidsbeperking van de zijde van de door haar ingeschakelde derden te aanvaarden.
Artikel 2 - Toepassingsgebied
Deze voorwaarden zijn van toepassing op dienstverlening door de notaris.
Artikel 3 - Tarieven en voorlichting over financiële gevolgen
Voor de dienstverlening zullen de op het kantoor van de notaris voor die diensten gebruikelijke full-servicetarieven in rekening worden gebracht, tenzij tussen de opdrachtgever en de notaris (schriftelijk) anders is overeengekomen.
De notaris licht de cliënten tijdig en duidelijk voor over de financiële consequenties van zijn inschakeling.
De notaris deelt tijdig aan de cliënten mee wanneer meer kosten in rekening zullen worden gebracht dan afgesproken. Indien dit meerwerk naar het oordeel van de notaris veroorzaakt wordt door dan wel vanwege één partij, is de notaris bevoegd ter zake van dit meerwerk aan die partij te declareren, onverminderd de aansprakelijkheid van zijn wederpartij jegens de notaris.
Artikel 4 - Niet doorgegane akte - ingetrokken opdracht
Ook werkzaamheden die verricht worden, zonder dat deze uiteindelijk leiden tot een notariële akte, vallen onder de opdracht. De notaris is bevoegd ter zake van die werkzaamheden alsmede na een ingetrokken opdracht aan de cliënt te declareren op basis van de door de notaris en de desbetreffende medewerkers aan de opdracht bestede tijd, tegen de op het kantoor gebruikelijke uurtarieven, tenzij tussen de opdrachtgever en de notaris schriftelijk anders is overeengekomen.
Artikel 5 - Aansprakelijkheid van de opdrachtgever
Ingeval een opdracht wordt verstrekt door meer dan een persoon, is ieder van hen hoofdelijk aansprakelijk voor de bedragen die uit hoofde van die opdracht aan de notaris verschuldigd zijn.
Ingeval een opdracht wordt verstrekt door een natuurlijk persoon namens een rechtspersoon is, indien deze natuurlijke persoon beschouwd kan worden als de (mede-) beleidsbepaler van deze rechtspersoon, deze natuurlijke persoon tevens in privé opdrachtgever. Bij wanbetaling door de rechtspersoon is hij derhalve persoonlijk aansprakelijk voor de betaling van de declaratie, onverschillig of de nota, al dan niet op verzoek van de opdrachtgever, ten name van een rechtspersoon is gesteld dan wel ten name van de opdrachtgever als natuurlijk persoon.
De notaris is bevoegd het te declareren bedrag in te houden op een uit te keren waarborgsom (al dan niet krachtens een bankgarantie) of depotbedrag die/dat gestort is op zijn kwaliteitsrekening.
Artikel 6 - Betaling
Het verschuldigde honorarium en de eventuele verschotten dienen, tenzij anders vermeld, uiterlijk op de datum van het passeren van de akte, doch vóór het tijdstip van passeren daarvan, in het bezit te zijn van de notaris.
De notaris is bevoegd tussentijds te declareren en/of voorschotten in rekening te brengen.
Artikel 7 - Kosten van invordering
De opdrachtgever aan wie, door middel van een nota of op andere wijze, schriftelijk betaling van honorarium of verschotten is verzocht en van wie binnen de vervaltermijn nog geen betaling is ontvangen, is aansprakelijk voor de kosten die de notaris vanaf het moment van verstrijken van de vervaltermijn, zowel in als buiten rechte, ter inning van zijn vordering maakt, alsmede ter zake van de door de notaris bestede tijd op basis van het op het kantoor voor de desbetreffende functionaris gebruikelijke uurtarief. Tevens is hij vanaf dat moment rente over die vordering verschuldigd. De rente bedraagt één procent per maand, waarbij een gedeelte van een maand geldt als een volle maand.
Artikel 8 - Beroeps- en gedragsregels
De notaris houdt zich aan alle bestaande beroeps- en gedragsregels. Een uitleg van deze regels is te vinden in de door de KNB in overleg met de Consumentenbond en Vereniging Eigen Huis opgestelde consumentenbrochure ‘Spelregels voor notaris en consument’. Deze brochure is terug te vinden op www.knb.nl en kan op verzoek worden verstrekt.
Artikel 9 – Wet Beroeps- en gedragsregels
Notarishuis Hoevelaken is als gevolg van geldende regelgeving (waaronder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme:’WWFT’) verplicht de identiteit van cliënten vast te stellen en ongebruikelijke transacties onder omstandigheden bij de autoriteiten te melden. Het merendeel van de dienstverlening van Notarishuis Hoevelaken valt onder het toepassingsbereik van de WWFT. In verband hiermee kan Notarishuis Hoevelaken verplicht zijn om situaties of transacties met een ongebruikelijk karakter te melden bij de autoriteiten, thans Financial Intelligence Unit - Nederland (FIU-NL). Volgens de wet mag Notarishuis Hoevelaken haar opdrachtgever niet van een dergelijke melding op de hoogte brengen.
Artikel 10 - Klachten- en Geschillenregeling
Er geldt een Klachten- en Geschillenregeling Notariaat. Zie daarvoor www.knb.nl en www.degeschillencommissie.nl.
Ingeval de opdrachtgever klachten heeft jegens de notaris zal hij deze klachten eerst aan de notaris naar voren brengen. Wordt daarop naar de mening van opdrachtgever niet of niet op voldoende bevredigende wijze gereageerd, dan heeft de opdrachtgever de mogelijkheid zich te wenden
tot:
- de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie; of
- de desbetreffende Kamer voor het Notariaat; en/of
- de Geschillencommissie Notariaat (declaratiegeschil); en/of
- de burgerlijke rechter.
Artikel 11 - Aansprakelijkheid van de notaris
De aansprakelijkheid van de notaris is beperkt tot de dekking waarvoor een beroepsaansprakelijkheidsverzekering is afgesloten, vermeerderd met het eventuele eigen risico. In de geldende Beroeps- en gedragsregels zijn minimum normen opgenomen waaraan de verzekering moet voldoen.
De in het vorige lid omschreven aansprakelijkheidsbeperking geldt tevens voor het geval de notaris aansprakelijk is voor fouten van door hem ingeschakelde derden of voor het niet deugdelijk functioneren van door hem bij de uitvoering van de opdracht gebruikte apparatuur, software, gegevensbestanden, registers of andere zaken, geen uitgezonderd.
De aansprakelijkheidsbeperking als omschreven in lid 1 van dit artikel geldt ook indien de notaris ten onrechte zijn dienst heeft geweigerd en hieruit schade is voortgevloeid.
De aansprakelijkheidsbeperking als opgenomen in de vorige leden van dit artikel is mede gemaakt ten behoeve van de waarnemer van de notaris en allen die op zijn kantoor werkzaam zijn, zodat dezen zich evenzeer op deze aansprakelijkheidsbeperking kunnen beroepen.
Iedere vordering tot schadevergoeding verjaart een jaar na de dag waarop de cliënt bekend is geworden met de schade en met Notarishuis Hoevelaken zijn aansprakelijkheid daarvoor.
Artikel 12 - Rechtskeuze
Op de dienstverlening en de eventuele aansprakelijkheidstelling is Nederlands recht van toepassing. Voor beslechting van geschillen is uitsluitend de Nederlandse rechter of de Geschillencommissie bevoegd.
Deze Algemene Voorwaarden (versie maart 2017) zijn gedeponeerd bij de Rechtbank te Arnhem onder nummer 15/2017.
Privacyverklaring Notarishuis Hoevelaken
Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.
Onze contactgegevens
Naam kantoor: Notarishuis Hoevelaken
Adres: De Wel 2A
Postcode / Plaats: 3871 MV
Contactpersoon: José Buitenhuis
e-mailadres: jbuitenhuis@notarishuishoevelaken.nl
Onze dienstverlening
Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:
- het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
- om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
- voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.
Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt, behoudens hierna vermeld.
Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.
Persoonsgegevens bij notariële akten
Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:
1. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
2. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig (en mogelijk) zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
4. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster.
5. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen, De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
6. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.
Adviezen en overige diensten
Als ons kantoor adviezen en overige diensten verleent met uw persoonsgegevens, doet hij dit in het kader van uw opdracht. Deze opdracht heeft invloed op de verwerking van persoonsgegevens:
1. De notaris zal in het kader van uw opdracht bepaalde (persoons)gegevens in het document zetten. Uw gegevens worden dus op basis van uw opdracht verwerkt.
2. De notaris moet de documenten op basis van wettelijke bepalingen (bijvoorbeeld het Burgerlijk Wetboek, de WWFT of de Archiefwet) bepaalde documenten voor een bepaalde tijd bewaren.
3. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen, De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
4. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.
Bron van verwerkte persoonsgegevens
Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:
- Openbare registers, waaronder het Kadaster
- Makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent;
- hypotheekadviseur of advocaat, accountant/fiscalist/boekhouder;
- Schenker;
- testateur/testatrice.
Voor de verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt:
De verwerking van NAW, geboortedatum, geboorteplaats van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
Uitvoeren opdracht Cliënt;
Uitvoering overeenkomst
De verwerking van NAW, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, gegevens legitimatiebewijs, telefoonnummer en e-mail adres van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
Uitvoeren opdracht Cliënt door tussenkomst van Makelaar en/of Intermediair, bijv. tussenpersoon hypotheek, accountant of fiscalist;
Uitvoering overeenkomst en/of toestemming.
De verwerking van Naam, geboortedatum, geboorteplaats, gegevens legitimatiebewijs van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
Bevestigen echtheid handtekening op verzoek;
uitvoering overeenkomst
Doorgeven van uw persoonsgegevens
Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren of indien u hiervoor toestemming heeft gegeven. Soms is het verplicht uw gegevens door te sturen zonder uw toestemming en zonder dat dit aan u kenbaar wordt gemaakt (bijvoorbeeld op grond van de WWFT/Melding Ongebruikelijke Transactie (MOT))
Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:
- (Rijks-)overheidsinstanties en Openbare registers, zoals kadaster, kamer van koophandel Centraal (Levens)testamentregister, rechtbank.
- Banken, verzekeraars, tussenpersonen, vereniging van eigenaren;
Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie zonder uw toestemming.
Bewaren van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard. Dit betekent dat in veel gevallen uw gegevens lang bewaard moeten worden op grond van wettelijke regelgeving voor notarissen.
Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.
Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.
Recht van inzage van de betrokkene
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.
Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.
Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Echter, staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze wettelijk niet verwijderen.
Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen volgens de AVG. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.
Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Ons kantoor hecht er aan om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en een ongeoorloofd gebruik van uw gegevens tegen te gaan. Het kan, zoals hiervoor vermeld, echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt of WWFT.
Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor
Wanneer u opmerkingen, vragen of klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via onze contactpersoon, zoals hierboven vermeld.
U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.